忘年会のコツ:会計報告もしっかりと!

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忘年会の際、幹事は清算をすませた後も
仕事をしなければいけません。

幹事の仕事は会が終わったと同時に終わるわけではないのです。
むしろ、会計報告こそ手間がかかり
問題もでやすいところだといえるでしょう。

ではどのようにしてそれらのことを済ませればよいのでしょうか。

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まず、できれば幹事以外の誰かに
お金の計算の最終的な確認をしてもらうよう
手はずを取っておくのがよいでしょう。

会社の収支を計上するわけではないので
本来はそれをする義務はないのですが、
実際に忘年会をやってみるとまず集金が非常に面倒ですし、
清算後のおつりをきちんと意識的に保存しておかないと
過不足が出てしまうこともあるからです。

幹事は忘年会の最中はもちろん、
その後の計算にもかなり時間をとられるということを
覚悟しておく必要があるでしょう。

 

そして、会計報告書を書く必要がでてきます。
具体的には会の日時や場所、参加人数などです。
こういったことは会の案内を作る際に
記載しているでしょうから、
案内を作った際に同時に会計報告書も
少し作っておくと後が楽になります。

さて、忘年会の会費は参加する人の立場や
役職によって違うはずです。

店を決めてから会費を決める場合は
臨機応変に計算すればよいのですが、
中には会費が最初から決まっている場合というのもあります。

 

たとえば一般社員は4000円管理職は7000円という値段で
伝統的に定められているというのがその場合にあたります。

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この場合ですと、どのように計算しても
かならずぴったり払いきれるというものではなく、
必ず過不足が出ることになります
(たいていの場合はお金があまるでしょう)。

 

こういった場合、会計報告には、収支(集めたお金)と
支出(費用の合計)そしてその差額をきちんと明記し、
次回以降の会費に繰り越すということを示す必要があります。

 

あまりにお金が余った場合は
参加者に返すことも必要ですが、
そういったことはほとんど起こりえないといえます。

 

仮に起こってしまった場合は
次回以降の会費を見直すようにしましょう。

また、赤字になってしまった場合は
上司に相談することが必要です。
たいていの場合はその分を補填してくれるでしょう。

 

強引に補填するよう頼むのは失礼にあたりますが、
一般社員から追加で会費を徴収することはほとんどの場合しません。

これらのことを記載した書面に、
最終的に幹事の署名や捺印をして、
さらにレシートを添えることで会計報告書が完成することになります。

 

上司に書面で提出するよう求められた場合はそれに応じ、
更には出席者全員にメールでもいいので送ることが必要になります。
これらのことはすべて忘年会後数日以内に行いましょう。

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